Power point एक बहुत ही गजब का सॉफ्टवेयर है जहा पे प्रेजेंटेशन तैयार करनी होती है और उसको प्रोजेक्टर पर शो करना होता है लेकिन अगर आप power point की फाइल को किसी को PDF file भेजना चाहते हैं तो ये काम बहुत लोगों के लिए थोड़ा सा टेढ़ा मेढ़ा होता है. आपको online जाना है, आप को फाइल अपलोड करना है, फिर Convert PowerPoint to PDF करना है। लेकिन power point में ही एक ऐसा option होता है जिसे आप से slide show को पूरे को PDF में convert कर सकते हैं।
1. Convert PowerPoint to PDF:
चलिए Convert PowerPoint to PDF कर लेते हैं। इस article में हम सीखने वाले हैं कि कैसे power point presentation को आप एक PDF file में convert कर सकते हैं या save कर सकते हैं। आपने अगर इस तरह का कोई पावर प्वाइंट प्रेजेंटेशन बना रखा है। उसे अगर आप किसी और व्यक्ति को PDF में भेजना चाहते हैं तो उसके लिए बहुत ही आसान ऑप्शन है। अगर आपके पास नया M. S. office है। उसमे ये ऑप्शन पहले से दिया गया है।
कैसे करना है ये आपको बता देते है। प्रेजेंटेशन को ओपन कर लीजिए, आपको फाइल मेन्यू दिखाई देगा इस पर क्लिक करिए। यहां पर आपको दिखाई देगा एक्सपोर्ट का ऑप्शन। इसमें आपको क्लिक करना है जैसे आप एक्सपोर्ट के ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपको सबसे ऊपर create PDF/XPS Document option दिखाई देगा।
इसमें आपको डबल क्लिक करना है। जैसे आप यहां डबल क्लिक करेंगे तो आपके सामने डायलॉग बॉक्स आ जाएगा। Save as type में आपको दिखाई देगा पीडीएफ का ऑप्शन या नीचे XPS Document का ऑप्शन पर हमें सिर्फ PDF ही select करना है।
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2. Convert PowerPoint to PDF Saving Options:
अब उसके निचे एक tick आपको दिखाई देगी open file after publishing तो अगर आप फाइल को सेव होने के बाद ने सीधे सीधे ओपन करना चाहते हैं तो इसमें क्लिक लगा रहने दीजिए अन्यथा untick हटा दीजिए. उसके पास आपको दो ऑप्शन मिलेंगे optimize for Standard (publishing online and printing) तो ये जो ऑप्शन हैं।
अगर आप प्रिंटिंग के लिए पीडीएफ फाइल को सेव कर रहे हैं इस पर टिक लगा दीजिए। अगर आप किसी को ऑनलाइन भेज रहे हैं या किसी वेबसाइट में पीडीएफ को अपलोड कर रहे हैं तो Minimum size (publishing online) पर टिक लगा दीजिए। इससे क्या होगा कि इससे जो फाइल होगी वो आपके फुल ग्राफिक के साथ में दिखाई देगी उसका फाइल साइज भी बड़ा होगा और Standard आपका फाइल साइज छोटा हो जाएगा।
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3. Options:
इसके बाद आता है options इस पर क्लिक करेंगे तो यहां पे आपको range दिखाई देगा.
- All का मतलब है आपकी जितनी भी स्लाइड हैं सभी पीडीएफ में कनवर्ट हो जाएंगी।
- अगर आपने कोई स्लाइड सेलेक्ट कर रखी है यानी current slide जो आपके सामने दिख रही है केवल वही स्लाइड, पीडीएफ में कन्वर्ट होगी।
- इसके बाद selection का ऑप्शन. अब यह सेलेक्शन का ऑप्शन कैसे काम करेगा। आपने कंट्रोल को प्रेस करना है फिर आपने ये दो स्लाइड हैं वो दोनों सिलेक्टकरना है। अब केवल इन्हीं को पीडीएफ में आपको कनवर्ट करना है तो आपको दोनों को पहले सेलेक्ट करना है उसके बाद file menu में जाना है export में जाना है create PDF/XPS Document option पर डबल क्लिक करना है और यहां से अब आपको जाना है ऑप्शन पे और सलेक्शन में जाना है अब आपकी दो स्लाइड्स select हैं. ये दोनों ही convert हो जाएंगी।
- इसके बाद आता है स्लाइड का ऑप्शन। अगर आपके पास 10, 20, 25, 30 स्लाइड्स हैं और आप उनको एक क्रम से देना चाहते हैं जैसे 2 स्लाइड्स लेके 3 स्लाइड तक पीडीएफ में कनवर्ट हो जाएं या एक स्लाइड से लिखे दो स्लाइड्स तक या तिन स्लाइड तक कनवर्ट हो जाए तो वह हो जाएगी।
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- इसके बाद में Publish options आता है। Publish what में आपको तो यहां पे ऑप्शन मिलता है आपको slides, notes pages और outline view का तो हम तो slide को ही कनवर्ट करेंगे. अलग अलग व्यूज हैं जिनको हम नहीं करना चाहते हैं. आपको frame slides का ऑप्शन मिलेगा। Include hidden slides भी आपको इसमें रखनी है. comments अगर आपने भी लगा रखे हैं तो वो भी रखना है।
- निचे option मिलता है include non-printing information तो डॉक्यूमेंट की प्रॉपर्टी और डॉक्यूमेंट के स्ट्रक्चर tag ये सारे non printing है जो कोई प्रिंट में नहीं आते हैं लेकिन अगर आपको इसमें रखना है तो वो भी शामिल हो जाएंगे।
4. Save PDF File:
ये सारी चीजें करने के बाद मैं आप इसको यहाँ से OK कर दीजिए। अपने स्लाइड को एक नाम दे दीजिए। उसके बाद publish कर दिज्ये. अब power point की slide है वो PDF में कनवर्ट हो जाएगी। जैसा कि अभी आप देख सकते हैं की how to Convert PowerPoint to PDF अब बड़ी आसानी के साथ हम इसे किसी को भी email करके भेज सकते हैं।
इसका बहुत सही इस्तेमाल यही है कि आप किसी व्यक्ति को पूरा प्रजेंटेशन न भेजकर आप सिर्फ पीडीएफ के फॉर्मेट से कन्वर्ट कर सकते हैं। सामने वाले व्यक्ति भी अगर उसके पास power point नहीं है और फिर भी आपकी स्लाइड शो को देखा जा रहा है तो बड़ी आसानी के साथ में देख सकते हैं।
